Purpose – This paper aims to further our understanding of policy–practice gaps in organizations from an organizational learning perspective. The authors conceptualize and analyze policy–practice gaps in terms of what they label the dual challenge of organizational learning, i.e. the organizational tasks of both adapting ongoing practices to prescribed policy demands and adapting the policy itself to the needs of practice. Specifically, the authors address how this dual challenge can be understood in terms of organizational learning and how an organization can be managed to successfully resolve the dual learning challenge and, thereby, bridge policy–practice gaps in organizations. 

Design/methodology/approach – This paper draws on existing literature to explore the gap between policy and practice. Through a synthesis of theories and an illustrative practical example, this paper highlights key conceptual underpinnings. 

Findings – In the analysis of the dual challenge of organizational learning, this study provides a conceptual framework that emphasizes the important role of tensions and contradictions between policy and practice and their role as drivers of organizational learning. To bridge policy–practice gaps in organizations, this paper proposes five key principles that aim to resolve the dual challenge and accommodate both deployment and discovery in organizations. 

Research limitations/implications – Because this is a conceptual study, empirical research is called for to explore further and test the findings and conclusions of the study. Several avenues of possible future research are proposed. 

Originality/value – This paper primarily contributes by introducing and elaborating on a conceptual framework that offers novel perspectives on the dual challenges of facilitating both discovery and deployment processes within organizations. 

Abstract

BACKGROUND: Organizations are in a state of continual evolution, driven by the relentless shifts in their external environments. Numerous theories have been proposed to understand the essential skills and capabilities for successful organizational change. Yet, there remains a gap in capturing a holistic view necessary to fully comprehend the dynamics of competence in today’s rapidly changing landscape.

OBJECTIVE: This research aims to explore and consolidate the concept of 'competence' in the context of organizational change processes. 

METHODS: Employing an integrative literature review approach, a total of 3,230 studies were screened. Out of these, 32 studies were selected based on strict relevance and quality criteria, providing a robust foundation for the analysis.

RESULTS: The findings reveal a multi-layered nature of organizational change, highlighting that the nature and prerequisites of change vary significantly across different organizational levels. By applying a competence lens, we discern how required competence during change are not uniform but rather vary depending on whether they are applied in an operational or strategic context. This demonstrates a nuanced, level-dependent variability in change competence across the organizational hierarchy. 

CONCLUSION: We conceptualize 'change competence' as a dual-faceted construct. It encompasses both the capacity to leverage existing organizational competence and the adeptness to develop new competence, thereby meeting the evolving demands imposed by both internal and external drivers of change. This comprehensive understanding paves the way for more effective strategies in managing organizational change.

Global labor market shifts have spurred the need for innovations and adaptations in workplace norms. This evolution demands a workforce with technical and soft skills to meet sustainability and industry advancements. The paper aims to elucidate the complex challenges related to the ambition to develop a socially sustainable, competitive, and green industry subjected to an accelerating pace of change. It outlines the findings of a Delphi study conducted in Sweden, which integrated workshops, interviews, and surveys with experts from various sectors to identify 14 key challenges. These challenges were synthesized into five themes: innovative competence supply management practices, resilient organizations and production systems, analytics for improvement and learning, socially sustainable work, and green transformation practices. The study provides a set of propositions within these themes, offering a strategic roadmap for future research to foster the growth of industries that are socially responsible, competitive, and committed to environmental sustainability. A practical implication of the study is the recognition of the larger competence ecosystem of which industrial companies are a part. This community must work together to create the knowledge needed to manage the shift to a green, sustainable, and digital working life.

Resilient performance is a crucial characteristic of complex socio-technical systems, enabling them to sustain essential functionality during changing or stressful conditions. Resilience Engineering (RE), a sub-field of safety research, focuses on this perspective of resilience. RE emphasises its “cornerstone model”, presenting the REsystem goals of “anticipating, monitoring, responding and learning”. The cornerstone of learning remains fragmented and undertheorized in the existing literature. This paper aims to enrich RE research and its practical implications by developing a nuanced and comprehensive understanding of the role of learning from resilient performance. To achieve this aim, a scoping literature review was conducted to assess how learning is conceptualised in the RE literature and the theoretical foundations on which previous work rests. The main findings show that RE researchers view learning as the process of understanding the system, sharing knowledge, and re-designing system properties. The application of established learning theories is limited. This paper contributes to research by proposing an organisational process for the RE cornerstone of learning, paving the way for deeper discussions in future studies about learning from resilient performance within complex sociotechnical systems. 

Human Resources (HR) has emerged as a critical target for digital automation, aiming to reduce costs, improve quality, and expedite repetitive processes within organizations. Several literature reviews have explored this topic, yielding mixed results depending on factors related to the specific national and organizational context. They have highlighted issues such as lack of competence, safety and ethical dilemmas, and bias in decision-making processes. However, despite HR being predominantly female dominated, few studies have examined the gendered implications of digital automation in this field. Therefore, this paper aims to investigate the gendered implications of digital automation in recruitment processes and work practices within HR. Drawing upon gender theory, we will conduct a critical literature review based on existing reviews to reevaluate current knowledge. The findings suggest that while digital automation can enhance administrative efficiency in recruitment processes, it does not significantly impact the gender balance of the workforce. However, the findings also indicate that digital automation will likely transform the occupational role into a more masculinized way of working. This transformation is characterized by social distancing, technological rationality, and reliance on self-service systems. In conclusion, digital automation is poised to reshape the HR occupation into what we term "screen-level HR," comprising a predominantly female workforce engaged in masculine coded work practices.

Recent societal challenges highlight the importance of learning in organizations. Nurturing employee learning requires leaders who prioritize learning-oriented leadership. While many studies have used qualitative methods to study how this leadership is performed in daily work, there have been no previous attempts to synthesise this body of research. This paper presents a framework based on a review of 38 qualitative papers on how leaders facilitate workplace learning. The frameworkidentifies two elements of leadership: direct leadership behaviors, which involve supporting, educating, making demands, and role modelling, and indirect leadership behaviors, which facilitate learning through building a learning climate, influencing work organization, freeing up resources for learning, and encouraging knowledge dissemination. The review finds that situational factors shape learning-oriented leadership, and that this leadership involves the deployment of activities located on a planned-spontaneous continuum to facilitate learning. Longitudinal studies across professional groups and contexts will deepen our understanding of this concept.

Research on employee learning in small businesses has focused on participation in formal training. These studies find that employees get less access to training than employees in large businesses. Such studies appear to equate training with learning and convey the impression that small businesses are workplaces that provide restrictive learning environments. However, research that concentrates on a single mode of knowledge and skills acquisition overlooks much, if not most, learning. This is because most learning in workplaces takes place outside of formal training. The chapter explores the role of the owner-manager as an enabler of learning and how small business settings pose challenges for the owner-manager’s role enactment. It outlines opportunities for future research, implications for policy and practice, and the implications of contemporary developments.

The aim of this article is to explore improvisational handling of critical work practices during the COVID-19 pandemic and interpret these practices from a learning perspective. Based on an interview study with representatives of private, public and intermediary organisations, the study identified three different types of improvisational handling as responses to the pandemic crisis involving ‘scaling up’ and ‘scaling down’ critical work practices. By ‘scaling up’ and ‘scaling down’, we refer to practices for which, due to the pandemic, it has been imperative to urgently scale up an existing operational process or develop a new process, and alternatively extensively scale down or cease an existing process. The types of improvisational handling differed depending on the discretion of involved actors in terms of the extent to which the tasks, methods and/or results were given beforehand. These types of improvisational handling resulted in temporary solutions that may become permanent after the pandemic. The framework and model proposed in the article can be used as a tool to analyse and learn from the changes in work practices that have been set in motion during the pandemic. Such learning may improve the ability to cope with future extensive crises and other rapid change situations.

Inledning och syfte

I denna rapport presenteras resultaten av ett projekt som genomförts inom ramen för regeringens uppdrag till Myndigheten för arbetsmiljökunskap att kartlägga och analysera kort- och långsiktiga konsekvenser av coronapandemin för arbetsmiljön i Sverige (A2021/02355, 2021-12-16).

Under coronapandemin införde Sveriges regering flera restriktioner och rekommendationer för att förhindra smittspridning. Till skillnad från i många andra länder lades ett stort ansvar på samhället och dess invånare att hålla fysisk distans för att förhindra smitta. Det åligger chefer att uppnå de verksamhetsmål som ställts upp, men även att verka för en god arbetsmiljö. Det är dock tämligen outforskat vad detta inneburit för chefernas egen arbetssituation under coronapandemin.

Med utgångspunkt i ovanstående bakgrund är syftet med projektet att bidra med kunskap om chefers arbetssituation under coronapandemin i Sverige. Mer specifikt fokuserar rapporten på att beskriva hur chefers arbetssituation har förändrats under pandemin inom följande områden:

-        arbetsuppgifter

-        arbetsmiljöarbete

-        förutsättningar och egen arbetsmiljö

-        ledarskap och relation till medarbetare.

Metod

I denna rapport undersöks chefers arbetssituation under pandemin genom både intervjuer och enkäter. Totalt har 40 chefer intervjuats och därtill har enkäter besvarats av 1 002 chefer inom olika verksamheter och branscher i Sverige (privat och offentlig sektor, inom tillverkning, handel, vård och omsorg etc.). De urvalskriterier som ställdes upp var att personen ska 1) vara chef samt 2) ha personal- och budgetansvar. Intervjuguiden och enkäten har konstruerats av rapportförfattarna utifrån tidigare forskning om chefers arbete, förutsättningar, roller och ledarskap, samt deras arbetsmiljöarbete. Datainsamlingen skedde under juli och augusti 2022 via en webbpanel.

Fokus i intervjuerna har varit om och hur chefernas arbete, förutsättningar och ledarskap har för-ändrats under coronapandemin. I enkäterna har fokus i stället varit på förekomst av olika arbets-uppgifter, förutsättningar och ledarskap före, under och efter pandemin (i dag). Cheferna fick således retrospektivt skatta hur de upplevde att det varit vid tre olika tidpunkter. Tillsammans ger detta komplementära bilder och kan ge en utökad förståelse för chefers arbetssituation under coronapandemin.

Resultat och slutsats

En slutsats som kan dras av rapportens resultat är att chefers totala arbetssituation och arbetsinnehåll inte radikalt förändrats under coronapandemin utan till mångt och mycket varit de samma som innan. Resultaten visar dock att sätten på vilka chefsarbetet utövas har ändrats. Arbetet har skett på distans i högre omfattning än tidigare. Det operativa arbetet har ofta tagit överhand under pandemin och det har skett på bekostnad av det strategiska arbetet. Detta tycks bero på att cheferna fått lägga mer tid på att få verksamheten att fungera. Arbetsmiljöarbetet har fått omprioriteras under pandemin beroende på typ av verksamhet och var arbetet genomförts.

De förutsättningar som cheferna arbetar under tycks generellt vara goda och verkar bara minimalt ha försämrats av pandemin. Inte heller chefernas ledarskap tycks ha förändrats, även om de upplevde att kraven på deras ledarskap har ökat. Dock visar resultaten att vissa skillnader finns beroende på var arbetet har genomförts, inom vilken bransch, hur lång chefserfarenhet och hur många direktrapporterande medarbetare chefen har, samt om chefen är man eller kvinna.

De skillnader som fanns mellan arbetsformer rörde främst chefernas arbetsuppgifter. Chefer som haft verksamheten på plats har prioriterat att få driften av verksamheten att flyta på, tagit fler snabba beslut samt hanterat fler konflikter jämfört med chefer som arbetat på distans. Chefer med verksamhet på plats har också haft fler rutiner för arbetsmiljöarbete och arbetat mer med den fysiska arbetsmiljön än chefer på distans. Chefer som arbetat på plats har också haft bättre tillgång till information, bättre insyn i medarbetarnas arbetsuppgifter och arbetat mindre med att hålla ihop team och arbetsgrupp än chefer på distans. Samtidigt tycks chefers förutsättningar för att vara chefer ha försämrats under pandemin och mängden krav på ledarskapet har ökat – detta oavsett hur arbetet bedrivits.

Gällande bransch visade resultaten främst att chefer inom hotell, vård och omsorg samt utbildning skattade sina förutsättningar som sämre än andra branscher, de upplevde att det ställdes högre krav på deras ledarskap och hade mindre fokus på utvecklingsfrågor under pandemin än chefer i andra branscher.

Chefer med fler än tio direktrapporterande medarbetare arbetade mer med de olika arbetsuppgifterna, arbetade mer tid än förväntat och upplevde högre krav på sitt ledarskap än chefer med ett färre antal medarbetare. Däremot upplevdes förutsättningarna som likvärdiga.

De skillnader som fanns mellan män och kvinnor rörde främst arbetsuppgifter, där kvinnors arbetsuppgifter innehöll mer administration, kommunikation och arbetsanpassningar än männens, medan män arbetade mer med verksamhetsutveckling än kvinnor. Kvinnor hade en sämre balans mellan arbete och fritid jämfört med män. Vidare skattade kvinnor också att det ställdes högre krav på deras ledarskap, liksom att de hade mindre tid att genomföra sitt arbete i jämförelse med hur män skattade.

Resultatet visade även att de med lång chefserfarenhet upplevde sig ha bättre förutsättningar och lägre krav på ledarskapet, men de arbetade samtidigt mer. Få skillnader fanns dock gällande arbetsuppgifterna.

Ett genomgående mönster är att chefer inom vissa verksamheter såsom vård och omsorg, utbildning samt hotell – det vill säga verksamheter som är ofta är kvinnodominerade, ofta har stora medarbetargrupper, och främst bedrivit sin verksamhet på plats under pandemin – har haft en mer ansträngd arbetssituation.

Utmaningar och framtidsspaningar

I rapporten lyfts också fem utmaningar och framtidsspaningar för att hantera framtida oförutsedda händelser. Det första handlar om att skapa gemensamma riktlinjer och policys på arbetsplatsen för att tillgodose behov hos både medarbetare och verksamhet, exempelvis för distansarbete. Det andra handlar om att skapa och upprätthålla en buffert av resurser inför oförutsedda händelser, exempelvis i form av budget och extramaterial. Det tredje handlar om att öka krishanteringsberedskapen i organisationer och regelbundet se över krishanteringsplaner, exempelvis i form av ansvarsområden och förväntningar på agerande. Det fjärde handlar om insikten om att medarbetarna är organisationens viktigaste resurs och att det för chefer är viktigt att adressera både arbetsprestation och mående. Det femte handlar om betydelsen av att chefen har goda förutsättningar och en god utvecklingsmiljö.

Fortsatt forskning

I arbetet med denna rapport har flera kunskapsluckor och behov av fortsatt forskning identifierats. Det finns ett behov av mer forskning som undersöker hur möjligheterna till kompetensutveckling och lärande hanteras vid distansarbete, liksom vilka mekanismer som gjort att utvecklingsarbete och förändringsinriktade initiativ fått stå tillbaka under pandemin, till förmån för mer prestations- och driftsorienterade aktiviteter. Det behövs även forskning om hur medarbetarnas arbetssituation och medarbetarskap, samt chefers och medarbetares välbefinnande och hälsa, påverkats under pandemin. Slutligen behövs mer forskning som adresserar de långsiktiga konsekvenserna av pandemin och hur de erfarenheter som gjorts under pandemin påverkar arbetslivet i framtiden. 

Contemporary organizations must be adaptive and agile as the environment changes. To respond to change, leaders must find ways of integrating learning into everyday work experiences. This invites the question: how do leaders facilitate individual, group and organizational learning? Several studies have examined relationships among leadership and learning and potential mediating and moderating variables. However, because this literature is extensive and fragmented it is difficult to discern what is known about how leadership contributes to individual, group and organizational learning. Accordingly, there is a pressing need to assemble and evaluate the existing studies. To address this limitation of the literature, this paper presents a systematic review and critique of literature in this field. Our review of 105 studies suggests that there are statistically significant relationships between different types of leadership and learning at the individual, group, and organizational levels. Furthermore, the findings indicate that these relationships are often mediated by other variables. However, little is known about moderators and boundary conditions. Based on the findings, it would be premature to say with certainty that leadership causally influences learning, since the empirical basis for such a claim is lacking. We outline the conceptual, theoretical, methodological, and empirical refinements needed to guide future research on learning-oriented leadership and advance this research trajectory. The findings of our review and our conclusions will be informative for researchers and practitioners.