Digitalisering #VPF6 – Videomanus
Sverige står de närmaste decennierna inför en stor demografisk förändring. Med en växande skara äldre och en minskande arbetsstyrka kommer färre att behöva göra mer om vi vill bevara våra samhällsfunktioner och den levnadsstandard vi är vana vid. För att klara förändringen behövs nya hjälpmedel som automatiserar och ökar kvaliteten i arbete. Digitalisering kommer att vara det enskilt viktigaste instrumentet för att uppnå det. I den här videon ska vi förklara vad digitalisering är. Vi använder en indelning i tre tidseror på tre samhällsnivåer. Den första eran benämner vi datorisering av organisationer, den andra tjänstefiering av invånare och den tredje; digitalisering av samhället.
Digitalisering förutsätter informationsteknik. Informationsteknik, eller IT som det ofta förkortas i vardagligt tal, har blivit alltmer kraftfull över tid. IT finns numera integrerad i teknik som vi använder både i arbete och på fritiden. Tillämpningar av IT kan hjälpa oss att göra saker. Den kan hjälpa oss att kommunicera, som vi gör i den här videon exempelvis, den kan söka information i hög hastighet. Den kan också hjälpa oss att minnas, eftersom den lagra. Men till skillnad mot oss människor har tekniken inga känslor, värderingar eller mål. Tillämpningar baserade på IT-teknik, gör som den är kodad att göra, och den talar enbart det binära språket ettor och nollor.
Tillämpningarna är dock kodad av individer som har känslor, värderingar och mål. I offentliga organisationer är koden ofta baserad på en lagstiftning. Lagstiftningen som måste tolkas för att bli begriplig både för dem ska koda tillämpningar, och de som ska tillämpa lagen. Det här innebär att IT-tillämpningar är komplexa fenomen eftersom de representerar många olika aspekter.
Vi använder benämningen digital resurs för att spegla teknikens mångfald och den variation av benämningar som förekommit över tid. Digitala resurser används i organisationer och numera också av invånare för att utföra arbetsuppgifter. Nu ska vi titta lite närmare på den organisatoriska dimensionen.
Offentliga organisationer har till uppgift att omsätta lagstiftning i praktisk handling. Ett politiskt organ formulerar uppdraget och Organisationen leds av en direktör. Direktören formerar en organisationsstruktur för att genomföra uppdraget på bästa sätt. Strukturen bemannas av individer som har olika roller, här använder vi avdelning och direktör som exempel, men det finns många fler strukturer och roller. Verksamheten som direkt kan relateras till uppdraget benämns kärnverksamhet och den verksamhet som agerar expertfunktion inom ett visst område och ska hjälpa de som bedriver kärnverksamhet, benämns stödverksamhet. ekonomi, HR och kommunikation är exempel på stödverksamheter. Men även IT är en stödverksamhet. Vi har valt att lyfta ut IT, eftersom IT-verksamhet har en central roll i digitaliseringen. IT-avdelningen har oftast en levererande uppgift, och inte samma expertuppgift som andra stödverksamheter. Det innebär att IT-avdelningar ständigt konkurrerar med externa leverantörer.
Digitaliseringens första era startade i organisationer på 80-talet genom att vi började datorisera arbetsuppgifter. När internet slog igenom kunde organisationer börja kommunicera med samhällets invånare, via e-tjänster och därefter har det kompletterats med appar eftersom i stort sett varje individ idag går omkring med en dator i fickan. Vi har därmed glidit över i den andra eran, tjänstefiering.
Nu ska vi titta på ett exempel hur det kan se ut i en organisation i tjänstefieringens era. Kommunikationsavdelningen ansvarar för organisationens webbplats där kärnavdelningarna kommunicerar med invånarna via e-tjänster som IT-avdelningen har utvecklat och nu driftar. HR-avdelningen har 10 år tidigare köpt ett standardsystem, som numera levereras i molnet. För att effektivisera planering av scheman, semestrar och reseräkningar beställer HR-avdelningen självbetjäningstjänster av leverantören. Självbetjäningstjänsterna ska göras tillgängliga på intranätet som kommunikationsavdelningen också ansvarar för, men för att detta ska vara möjligt krävs att IT-avdelningen gör en teknisk integration.
Organisationen har hundratals liknande samband, men ingen vet egentligen hur det ser ut för organisationen som helhet. Men föråldrad teknik, ny lagstiftning och en stramare ekonomistyrning skapar ett av överblick.
Efter inventeringar visar det sig att det samlade digitala landskapet är brokigt till sin karaktär och att leverantörerna är många. Organisationen inför därför standardiserade ramverk med strukturer, roller och processer för att hantera ett brokigt digitalt landskap med många intressenter. Men ansvarsfördelningen inom organisationen förblir ofta oklar eftersom digitala resurser har så många aspekter.
Nu glider vi över i den 3:e eran, digitalisering. Nu tar vi utbytet av data mellan organisationer förgivet. Innovation är på efterfrågas och för det krävs ny kunskap där akademin är en central part. Samhället förväntas fungera som ett ekosystem. Vi tar nästa steg i effektiviseringen genom att låta digitaliserade beslutsstöd agera rådgivare och automatiserar myndighetsbeslut. Men framförallt flyttar vi fokus till data som blir till information och kunskap som kan ge oss nya insikter.
I digitaliseringens era står vi också inför ett mer radikalt teknikskifte, nämligen artificiell intelligens – eller AI som det förkortas. AI är en digital resurs som är självlärande. Att den är självlärande betyder att den inte behöver en instruktion för hur den ska utföra en arbetsuppgift, utan den kan själv lära sig hur den ska göra om den får träna på stora mängder data. Det här öppnar upp för nya möjligheter men väcker också frågor kring etiska ställningstaganden som integritet och automatiserat beslutsfattande i offentliga organisationer.
Men vi har också tekniska och organisatoriska problem att hantera. I det brokiga digitala landskapet är data är lagrade i olika digitala resurser som inte kan kommunicera med varandra eftersom de enbart talar de binära språket ettor och nollor. Data kan också vara inlåsta i leverantörskontrakt för I ekosystemet finns redan komplexa organisatoriska beroende. Dessutom fattas digitaliseringsbeslut ofta i parallella beslutsstrukturer till följd av att standardiserade strukturer, roller och arbetssätt har införts utan tillräcklig kunskap om hur den offentliga organisationen leds och styrs. Den ordinarie chefsstrukturen är alltså många gånger satt ur spel i den så centrala digitaliseringsfrågan.
I den här videon har vi visat hur digitala resurser över tid har sammanflätats med organisationer, invånare, och därmed med samhället. Men också att vi inte kliver in i den tredje eran tomhänta, utan vi bär med oss ett digitalt arv som innehåller de data vi vill använda i digitaliseringens era, men som ofta saknar expertfunktion i organisationen. Det digitala arvet måste vi hantera parallellt med att vi anammar ny teknik. Vi har också tillfört organisatoriska dimensioner som ansvarsfördelning och beslutsfattande och de etiska ställningstaganden som ny teknik bär med sig.
Digitalisering förändrar alltså samhället genom att ge oss förändrade sätt att leva våra liv där digitala resurser utgör en betydande del. Men vi ställs också inför nya utmaningar, som vi måste reda ut, för att hantera en förändrad demografi.
Vi som är manusförfattare till den här videon heter Malin Nordström och Ulf Melin och det är Malin som berättar. I beskrivningstexten hittar du länkar till beskrivningar av vilka vi är och namnen på resterande personer i produktionsteamet. Där finns också utvalda referenser och en beskrivning av hur vi vill att du citerar videon när du använder den. Vår förhoppning är att videon ska skapa värde i just din organisations digitalisering.
Videon beskriver hur digitala resurser har sammanflätats med organisationer, individer och därmed med samhället. Både tekniska och organisatoriska dimensioner beskrivs i en tidsindelning i tre eror. Vi tar oss från 1. datorisering av organisationer, via 2. tjänstefiering av invånare till 3. samhällets digitalisering. I videon belyser vi också ett antal problem som vi tar med oss in i digitaliseringens era, och som vi behöver lösa ut för att hantera en förändrad demografi. Den förändrade demografin innebär att färre behöver göra mer för att bevara den levanadsstandard som vi är vana vid.