De flesta svenska detaljhandelsföretag som använder sig av butiker som huvudsaklig marknadskanal har idag en eller ett par relativt standardiserade s.k. butikskoncept, där butiker öppnas med en någorlunda standardiserad butiksetableringsprocess. Butiksetableringsprocessen, så som den definieras här, sträcker sig i kronologisk ordning från företagets övergripande planer för framtida etableringar (ibland omnämnt som företagets etableringsstrategi), via butikslokalisering, kontraktsskrivning, och renovering, fram till en tid efter att butiken öppnat och butiken har införlivats med den övriga försäljningsorganisationen. Ansvarig för butiksetableringsprocessen är i de flesta fall en speciell avdelning/funktion som oftast tituleras ”etableringsavdelningen” eller dylikt. Detta team av människor ha r till ansvar att i projektform styra och koordinera etableringsprocessen där en lång rad företagsfunktioner är inblandade längs resans gång, t.ex. IT, Försäljning, Marknad, Inköp, samt Logistik.
Trots en uppenbar praktisk relevans har mycket lite forskning gjorts kring butiksetableringsprocessen. Författaren till denna rapport har därför under hösten 2012 gjort en första initial studie av butiksetableringsprocessen på 8 svenska detaljhandelsföretag inom olika sektorer. Syftet har varit att studera butiksetableringsprocessen i svenska detaljhandelsföretag, och de primära målen har varit att:
- Explorativt kartlägga etableringsfunktionen och butiksetableringsprocessen hos fallföretagen,
- Skapa en övergripande förståelse för etableringsarbetets roll i företaget relativt andra funktioner (däribland logistikfunktionen som har getts speciellt fokus), samt
- På en övergripande nivå analysera hur etableringsprocessen styrs (vilket görs utifrån ett koordineringsperspektiv)
Studien kan beskrivas som en multipel fallstudie där totalt 12 intervjuer har hållits med etableringschefer och andra personer med insikt i företagets logistikverksamhet (då kopplingen mellan etableringsprocessen och det framtida varuflödet har fokuserats mer i detalj). Dessutom har en mängd olika sekundärdata-källor studerats. Flera av företagen lämnade över konfidentiella checklistor och detaljerade tidsplaneringar, samt olika inofficiella såväl som officiella presentationer som använts vid internutbildningar och dylikt på företaget. I stort utgår studien från ett praktiskt existerande ”fenomen”, snarare än en teoretiskt förankrad frågeställning. Teori som använts inom ramen för studien är framförallt litteratur om butikslogistik, samt koordinationsteori.
Fallföretagen har valts på ett sådant sätt så att många olika sektorer inom handeln har täckts in för att skapa en bred förståelse av etableringsprocessen. De är också relativt stora och har därmed anledning att ha en fungerande etableringsfunktion som opererar på kontinuerlig basis. De har dessutom alla väl definierade och standardiserade butikskoncept såväl som en standardiserad butiksetableringsprocess.
Resultatdelarna av studien presenterar etableringsfunktionernas utformning och organisation på de åtta fallföretagen , samt en generell etableringsprocess i 11 steg:
- Identifiering av butiksläge.
- Möten i företagsledningen.
- Datainsamling.
- Formellt beslut.
- Kontraktsskrivning.
- Övervakning av projektledare.
- Inblandning från övriga företagsfunktioner
- Bygg- och renoveringsarbeten av externa leverantörer.
- Installationer och förberedelser.
- Butik öppnar.
- Utvärdering.
Studien tar också upp kopplingen mellan etableringsprocessen och det framtida varuflödet, d.v.s. logistiken. Framförallt lyfter rapporten fram sju områden som tillsammans utgör de viktigaste gränssnitten mellan logistik- och etableringsfunktionernas arbete: (1) etableringsfunktionens hänsynstaganden till operativa logistikaspekter, (2) samma chef, (3) kostnadskalkyler, (4) möten om butikslayout, (5) formella etableringsrådsmöten, (6) baklagerutrymmet, och (7) användning av planogram.
Butiksetableringsprocessen är en uppenbart tvärfunktionell process som involverar många delar (funktioner/avdelningar) av företaget. Etableringsfunktionen kan därför anses ha en viktig samordnande roll. Utifrån koordinationsteori beskrivs hur man använder sig av Koordineringsmekanismerna (1) ömsesidig anpassning, (2) direkt tillsyn, samt standardisering av (3) arbete, (4) resultat, (5) färdigheter och kunskaper, samt (6) normer.
Linköping: Linköping University Electronic Press, 2013. , p. 51