I den här rapporten beskrivs resultatet av utredningen om en sammanhållen IT-organisation för ökad kvalitet och effektivitet. Uppdraget har varit att, med digitaliseringsstrategin som målbild, analysera, identifiera och föreslå åtgärder för att skapa en sammanhållen IT-organisation för ökad kvalitet och effektivitet.  Uppdraget har föregåtts av en föredragning av en inriktnings PM i början av maj 2021. Av denna PM framgår att avgörande beslut om ansvarsfördelning avseende Kriminalvårdens digitala landskap fattades redan vid omorganisationen 2015 och sedan har preciserats i olika omgångar. Problemet är att de fortfarande till centrala delar saknar följsamhet. För samordning mellan avdelningar används förvaltningsobjekt och projekt som indelningsgrund för organisering, vilket får till konsekvens att utrymmet för utveckling och innovation blir mycket begränsat. Fokus blir istället förfining och förbättring av det befintliga digitala landskapet.

Utredningsarbetet har bedrivits med en multigrundad praktikforskningsansats; vilket innebär att datainsamling har skett från vetenskapssamhället, offentlig sektor samt kartläggning av fördelning av ansvar, samordning och styrning av Kriminalvårdens digitala landskap. Datainsamling har skett genom dokumentstudier, intervjuer och deltagande i offentliga samverkansforum och nätverk. Analyserna har genomförts i workshops i flera iterationer.

Utgångspunkter som använts i utredningen kan delas in i följande tre typer:

• Samhällets digitalisering, som utgör det större sammanhanget.
• Kriminalvårdens digitalisering, det interna sammanhanget som följer av att Kriminalvården är en del av samhället.
• Referensram för digitalisering med huvudsaklig bas i vetenskapligt grundad kunskap.

Dessa utgångspunkter har sammantaget fungerat som instrument för att identifiera gap mellan digitaliseringsstrategins mål och nu-läget. Dessa gap ligger till grund för åtgärdsförslagen.

Samhällets digitalisering där digitala resurser är sammanflätade med individers sätt att arbeta och leva sina liv, innebär att användning av digitala resurser bör intensifieras av medarbetare, närstående och klienter. Den datadrivna organisationen där fokus flyttas från tekniska lösningar till data och automation för effektivisering och ökad kvalitet i arbete och beslutsfattande. Kriminalvårdens roll i rättskedjan vilket ställer krav på samverkan och gemensam utveckling med andra aktörer på såväl organisatorisk som individuell nivå. Här följer tre exempel som identifierats i omvärldsanalysen:

• Utredningar och etablering avseende nationella och internationella plattformar för informationsutbyte och samarbete.
• Etablering av ett mobilt kommunikationsnät för tal och dataöverföring med statlig rådighet.
• Det intensifierade arbetet inom RIF (Rådet för digitalisering av rättsväsendet).

Kriminalvårdens digitalisering där användningen av digitala resurser är begränsad, primärt motiverad av säkerhetsrisker. Användning av digitala resurser är det sätt som samhället löser behovet av att hantera en förändrad demografisk cykel, där färre förväntas göra mera. Kriminalvården står i en situation där kapaciteten att hantera grunduppdraget är av akut karaktär. I utredningsarbetet används följande utgångspunkter för att öka takten i digitaliseringen: 

• IT-avdelningen ska ledas och styras i enlighet med myndighetens principer för ledning och styrning.  
• IT-verksamhet definieras som anskaffning/utveckling (inkl. förfining och förbättring) av digitala resurser samt drift och användarstöd.
• Identifierade förbättringar i befintlig portföljstyrning, arkitekturstyrning och kontraktstyrning av leverantörer ska fortgå.  

Referensram för digitalisering som gör det möjligt att genomföra analysen på vetenskapligt grundad kunskap om IT-styrning i offentlig sektor. Här följer tre exempel från referensramen:

• Digitala resurser delas in i tre typer; digitala resurser som är inbäddade i arbetssätt, digitala resurser som är inkapslade i teknik, digitala resurser som utgör förutsättningsteknik
• Skiljer på verksamhet (det som görs) och organisation (vem som ansvarar och gör)
• Skiljer på data (tecken och symboler) och information (data som är satt i ett sammanhang och som kan analyseras och bli till information och kunskap)

I analysen förstärks och preciseras slutsatserna från inriktnings PM:et. Digitalisering är ett arbete som måste samordnas och styras mellan avdelningar och därför gäller de problem som beskrivs i rapporten Samordning i Kriminalvården (KV, 2020-24) i hög grad även för digitalisering. Följande punkter analyseras och diskuteras:

• Brister i följsamhet till fattade beslut överprövas kontinuerligt mellan avdelningar och utgör det största hindret för en sammanhållen IT-organisation. Det gäller t.ex. beslut om ansvarsfördelning för digitala resurser (2015, 2018) vilket också innebar avveckling av beställar-utförarrelation mellan IT-avdelningen och övriga avdelningar samt beslut om införandet av portföljstyrning (2015, 2016 och 2018).
• Det befintliga digitala landskapet präglas av en heterogenitet som motverkar delning av data.  Delar är också omoderna och behöver bytas ut. Detta arbete pågår avseende infrastrukturella digitala resurser, men kan inte genomföras på bred front för inbäddade och inkapslade digitala resurser innan följsamhet till fattade beslut är uppnådd.
• Utveckling och innovation präglas av enskilda skugg-IT initiativ, som inte tas vidare på grund av oinformerade tekniska och arkitekturella val eller resursbrist  

Baserat på ovanstående problem föreslås följande åtgärder:

• Att IT-avdelningen ges ett samlat ansvar för alla typer av digitala resurser. Det samlade ansvaret preciseras till arkitekturella val, kontraktstyrning av leverantörer samt utforskandet av ny teknik i syfte att effektivisera. Behovet av automation, följsamhet till lagar och regler tillfaller respektive kärnverksamhet. Detta är nödvändigt för att möjliggöra avveckling av de delar av det digitala arvet samtidigt som ny teknik utforskas som kan effektivisera och öka kvalitet i Kriminalvårdens grunduppdrag.
• Samordning sker med hjälp av den re-designade portföljstyrning som beslutades våren 2018, vilket inkluderar de förbättringsområden som är identifierade; primärt indelningen i förvaltningsobjekt, sammansättning av styrgrupper och avveckling av roller som borde genomförts i samband med införandet av pm3.
• Portföljkontoret flyttas från avdelningen för ledningsstöd till IT-avdelningen som en konsekvens av att det samlade ansvaret för myndighetens digitala resurser samlas på IT-avdelningen för att öka effektivitet och kvalitet i Kriminalvårdens digitalisering. Den främsta förbättringspotentialen är att införa en analysprocess som föregår beslut i portföljstyrgruppen.
• Pågående initiativ som ligger i linje med utredningsuppdraget fortsätter enligt plan.

Rapporten avslutas med ett förslag till förändringsarbete som är indelad i tre steg där förslag 1 och 2 preciseras i tid. I tidplanen har försiktighetsprincipen beaktats och behovet av att det är ett arbete som görs gemensamt i hela myndigheten.