Projektet Energiplanering i Östergötland, som pågick under 2009 och 2010, genomfördes som ett samverkansprojekt mellan 8 mindre kommuner i Östergötland, Regionförbundet Östsam och Linköpings universitet. Projektets syfte var att ge kommunerna stöd i att ta fram energiplaner, med målet att alla Östergötlands kommuner skulle ha en aktuell plan efter projektets slut. Genom projektet har kommunerna haft tillgång till olika typer av stöd, från workshopar till beräkningsverktyg.

Kommunerna har valt att organisera sitt arbete på olika sätt; några har organiserat arbetsgrupper ledda av en tjänsteman, andra har valt att tillfälligt anställa energi- och klimatrådgivaren eller en extern konsult för att leda processen. Alla kommuner utom en har uppnått projektets mål och har ett utkast till, eller antagen, energiplan vid projekttidens slut. Den kommun som inte nått ända fram, står nu i beredskap att inleda en planeringsprocess.

Författarna av denna rapport har identifierat följande förutsättningar som lyckosamma för genomförandet av en energiplaneringsprocess:

• Engagerade chefstjänstemän som förfogar över tid och resurser till projektet

• Det finns redan ett engagemang i kommunen för energifrågor och/eller vana att arbeta strategiskt i andra projekt• Tillgång till en engagerad och kunnig person i form av energi- och klimatrådgivare eller konsult som kan stötta arbetet

• Stöttning från nätverk och den regionala nivån med kompetens, verktyg och processtöd.

Ett antal mindre gynnsamma omständigheter och risker har också identifierats:

• Låg kunskap om energifrågor i den egna organisationen

• Inga extra resurser tilldelas det energistrategiska arbetet• Låg kvalitet på de kommunala energibalanserna som finns i den nationella statistiken och ovilja från energiföretag och industri att lämna ut statistikuppgifter

• Konsulter/energi- och klimatrådgivare drar det största lasset i energiplaneringen, vilket innebär begränsad insyn/påverkansmöjlighet och risk för att viktig kunskap inte stannar i den kommunala organisationen.

Baserat på erfarenheterna från projektet ges följande rekommendationer:

• Personella resurser måste avsättas inom kommunen även om man tar hjälp av konsulter under arbetet. Den kommunala organisationen måste bygga upp kunskap inom energi- och miljöområdet om man ska följa med i utvecklingen och leva upp till energipolitiska mål.

• Redan under arbetet med energiplanen måste planering för implementerings- och uppföljningsarbete göras. För detta krävs ett aktivt arbeta för att integrera energifrågorna i det dagliga arbetet och i kommunens årliga uppföljningsrutiner.

• Stöttning av mindre kommuners energiplaneringsarbete från regionalt håll, till exempel med sammanställning av datamaterial för nulägesanalys och uppföljning, underlättar lokal kompetensutveckling.

Slutligen, formuleringen av en energiplan är bara början på det energistrategiska arbetet. Det är först när energifrågorna har en självklar och viktig plats i det vardagliga arbetet på kommunen som man kan göra stora förändringar.

Energy planning in Östergötland was a collaboration project between small municipalities in Östergötland county, East Sweden Regional Council and Linköping University, which lasted 2009 - 2010. The project's aim was to support municipalities to develop energy plans with the goal that all Östergötland's municipalities after the project would have at least a referral edition of an energy plan. All municipalities received various support, from workshops to computational tools, through the whole process.The municipalities have chosen to organize their work in different ways: some organized working groups and others have chosen to employ the municipal energy and climate adviser or a consultant for the work. All municipalities except one will have energy plan at the end of the project.

The authors of this report have identified the following conditions for the successful implementation of an energy plan process:

• Committed top management that allocate time and resources to the project

• There is already a commitment in the municipality of energy and / or used to work strategically in other projects

• Access to a dedicated and knowledgeable person in terms of energy and climate advisors or consultants who can support the work

Also a number of less favorable circumstances and risks have also been identified:

• Low awareness of energy issues within the organization• No extra resources allocated to the energy strategy work

• Low quality of existing statistical data and reluctance from energy service providers and industry to provide statistical data

• Consultants and energy and climate advisers draw the biggest load of energy planning, which leads to at risk that important knowledge does not stay in the municipal organization

Recommendations based on the experiences from the project:

• Staff resources must be allocated within the municipality even if consultants are hired in for support. The local organization must build up expertise in energy and the environment in order to be able to keep up with changes and meet energy policy objectives.

• Planning for implementation and follow-up has to be incorporated in the energy planning process. This will facilitate integration of energy issues in the daily work and annual follow-up routines.

• The regional level can play an important role to support small municipalities in their strategic energy work by compiling statistical data and providing data analyses.

Concluding remark

The formulation of an energy plan is just the beginning of the energy strategy work. It is only when energy issues are a natural and important part of the everyday work of the municipality to make big changes.