liu.seSearch for publications in DiVA
Change search
CiteExportLink to record
Permanent link

Direct link
Cite
Citation style
  • apa
  • harvard1
  • ieee
  • modern-language-association-8th-edition
  • vancouver
  • oxford
  • Other style
More styles
Language
  • de-DE
  • en-GB
  • en-US
  • fi-FI
  • nn-NO
  • nn-NB
  • sv-SE
  • Other locale
More languages
Output format
  • html
  • text
  • asciidoc
  • rtf
Emerging communities of collaboration: co-location in emergency response systems in Sweden
Linköping University, Department of Management and Engineering, Information Systems. Linköping University, Faculty of Arts and Sciences.
Linköping University, Department of Management and Engineering, Information Systems. Linköping University, Faculty of Arts and Sciences.ORCID iD: 0000-0002-4677-1949
2014 (English)In: ISCRAM2014 Academic Papers 11th International Conference on Information Systems for Crisis Response and Management / [ed] S.R. Hiltz, M.S. Pfaff, L. Plotnick, and P.C. Shih, Information Systems for Crisis Response and Management , 2014, p. 546-555Conference paper, Published paper (Refereed)
Abstract [en]

Co-location as a form of network governance is a way of organizing response teams when responding to an emergency situation. At the ‘Safety house’ in the province of Jämtland in Sweden main emergency response actors and supporting actors work together in a shared physical place in order to facilitate the process of cooperation and joint decision making. In order to identify the strengths, weaknesses, obstacles, needs and information system role, we explored this case by looking at how the involved actors experience this new working context. We applied an analytical framework developed specifically for new forms of emergency response. It was found that co-location of actors increases the efficiency in using professional response resources and shortens the emergency response time. Information systems can have a significant role in improving the collaboration between actors at the ‘Safety house’. However secrecy issues, the problem of control and politics and the evaluation of the performance of actors are major challenges which face further development of the co-location concept.

Place, publisher, year, edition, pages
Information Systems for Crisis Response and Management , 2014. p. 546-555
Keywords [en]
Emergency, Crisis Management, Network governance
National Category
Other Engineering and Technologies not elsewhere specified
Identifiers
URN: urn:nbn:se:liu:diva-109496ISBN: 9780692211946 (print)OAI: oai:DiVA.org:liu-109496DiVA, id: diva2:739239
Conference
11th International Conference on Information Systems for Crisis Response and Management (ISCRAM 2014), University Park, Pennsylvania, USA, 18 May 2014
Available from: 2014-08-20 Created: 2014-08-20 Last updated: 2018-09-28Bibliographically approved
In thesis
1. New Forms of Collaboration in Emergency Response Systems: A framework for participatory design of information systems
Open this publication in new window or tab >>New Forms of Collaboration in Emergency Response Systems: A framework for participatory design of information systems
2016 (English)Licentiate thesis, comprehensive summary (Other academic)
Abstract [en]

An emergency response systems (ERS) is usually responsible for delivering essential services to save lives and minimise environmental damage in case of small, frequent or large-scale emergencies. The ongoing global financial crisis, lack of professional resources, public sector cuts and rising public expectations are some of the challenges ERSs currently are facing. At the same time, societal trends in form of large-scale disasters such as tsunamis, storms, forest fires, terror attacks, and wars in the Middle East leading to mass migration have intensified recently and globally, increasing demand for these services in the public sector. As a result, emergency response actors are often under extreme pressure, and may need to seek assistance from and cooperate with other resources in society in order to become more effective. An emerging trend in ERSs in response to the challenges, in Sweden and internationally, is to create new forms of collaboration in emergency management (e.g., cross-sector collaboration, involving citizens in e-government, and involving volunteers). While research and practice have started to show the benefits of organising ERSs in new ways, the increasingly broad set of heterogeneous stakeholders involved in the collaborations introduce various challenges. Legal issues, unclear responsibilities of actors, difficulty in the categorisation of tasks, job insurance problems, diversity in education and background of actors, and difficulty determining actors’ specific needs for IS support are some examples. Analysis of collaborations thus becomes increasingly complex, and must incorporate many aspects. Rudimentary analyses may result in failure of related projects and IS development, and ultimately in less effective collaborations. New forms of collaboration must therefore be analysed and understood rigorously, generally and in each specific context in order to develop them for ERSs and the public sector and to support actors with effective IS tools.

This thesis develops and presents a framework for analysing new forms of collaboration in ERSs. It also provides an initial suggestion on how to apply the framework with a specific focus on IS development. The study was carried out as a qualitative case study based on three kinds of collaboration in the Swedish ERS: co-operative, cross-sector use of resources, involving civil volunteers in response operations and co-location of actors. The framework has fifteen dimensions. They are: Type/Role, Attitude, Training, Background, Task and Responsibility, Availability/Accessibility, Incident Type, Communication Methods, Information Technology, Emergency Supplies, Organisational Structure, Leadership, Costs/Benefits, Environment, and Regulations and Legal Issues. Sociotechnical systems theory and participatory design principles were applied to make the framework usable in the IS field. The framework can be used generally to analyse new forms of collaboration in ERSs in order to understand its different aspects and emergent challenges, such as actors’ tasks, relevant laws, leadership and organisational factors, which may otherwise be overlooked, into the analysis process. As to IS development, the framework can contribute to organisational analysis and needs analysis in the participatory design of IS for ERSs, e.g. by helping to identify key stakeholders and involve them in the development process.

The framework was initially tested at the co-location case and showed several promising benefits in terms of identifying and involving stakeholders in the development process. It was deemed helpful in determining and formulating interviews, observations, and future workshops in order to explore and study all relevant dimensions of the collaboration in the early phases of participatory design. It was also felt that the framework saved time and resources. It is argued that it may offer similar benefits in similar cases, although this will require further testing with more case studies. A standardised and developed version of the framework may also be adapted to be applicable to other public sector contexts such as e-government in which new forms of collaboration and governance are in focus. Such a framework may also help to address general challenges often associated with participatory design, add formalisation to it, and contribute to shift it from an academic to a practical approach in order to derive its benefits in complex environments. The next step will be to use the framework as a departure point for analysing the potential co-operative use of resources and cross-sector collaboration in the project ‘Efficient Communal Use of Municipal Resources for Increased Safety and Security’ (ESKORT) in the municipality of Norrköping.

Abstract [sv]

Ett responssystem (Eng: emergency response system) är vanligtvis ansvarigt för att rädda liv och minska skador på miljö och infrastruktur i små, frekventa olyckor eller storskaliga händelser, kriser och katastrofer. Den pågående globala finanskrisen, brist på professionella resurser och nedskärningar inom den offentliga sektorn samtidigt som förväntningarna från allmänheten ökar är några av de aktuella utmaningar som responssystemet står inför. Samtidigt har globala händelser i form av storskaliga katastrofer som tsunamis, stormar och skogsbränder intensifierats och terrorattacker, och krig i Mellanöstern lett till ökade migrationsströmmar, vilket också ökat trycket inom offentlig sektor. Därför är responsaktörer ofta under extrem press och behöver söka hjälp från och samarbeta med andra resurser i samhället för att bli mer effektiva. Ett sätt att hantera utmaningarna är en framväxande trend i responssystemen i Sverige och internationellt att skapa nya samverkansformer, t.ex. tvärsektoriell samverkan, att involvera medborgare i e-förvaltning, och att involvera frivilliga. Både forskning och praktik har börjat visa på vissa fördelar med att organisera responssystemen på nya sätt. Men trots fördelarna medför också de nya samverkansformerna och de breda, heterogena aktörsgrupper som deltar i dessa olika utmaningar. Juridiska frågor, oklara ansvarsförhållanden, svårigheter att kategorisera arbetsuppgifter, oklarheter i jobbförsäkringar, variation i utbildning och bakgrund hos aktörer och svårigheter att identifiera olika aktörers specifika behov av till exempel informationssystem (IS) är några exempel. Därmed blir analysen av samverkan alltmer komplex och bör inkludera många aspekter. Alltför rudimentära analyser kan leda till otillräckliga resultat i relaterade projekt och IS-utveckling och på sikt kan detta leda till mindre effektivt samarbete mellan aktörerna. Nya former av samverkan måste därför analyseras och förstås noggrant, generellt och i varje visst sammanhang, i syfte att utveckla dem och att stödja aktörerna med effektiva IS.

I denna licentiatavhandling utvecklas och presenteras ett ramverk för att analysera nya samverkansformer i responssystemet. Den ger också ett inledande förslag på hur man kan tillämpa ramverket med särskilt fokus på ISutveckling. Avhandlingen utgörs av en kvalitativ studie baserad på tre samverkansformer i det svenska responssystemet: sambruk av resurser mellan olika samhällssektorer, att involvera civila frivilliga i räddningsinsatser och samlokalisering av responsaktörer. Ramverket innefattar femton dimensioner: Typ /roll, attityd, utbildning, bakgrund, uppgift och ansvar, tillgänglighet, händelsetyp, kommunikationsmetoder, informationsteknologi, utrustning, organisationsstruktur, ledarskap, kostnad / nytta, arbetsmiljö, policy och juridik. Socio-teknisk systemteori och deltagande design principer tillämpades för att ramverket skulle bli specifikt applicerbart för IS-utveckling. Ramverket kan användas generellt för att analysera nya samverkansformer i responssystemet för att förstå dess olika aspekter och utmaningar, såsom aktörers uppgifter, relevanta lagar, ledarskap och organisatoriska faktorer, som annars riskerar att förbises i analysprocessen. När det gäller ISutveckling kan ramverket bidra till organisationsanalys och behovsanalys i deltagande design av IS för responssystem, t.ex. genom att hjälpa till att identifiera nyckelaktörer och involvera dem i utvecklingsprocesser.

Ramverket testades först vid en studie av samlokalisering vid Trygghetens Hus och visade på flera potentiella fördelar när det gäller att identifiera och involvera aktörer i utvecklingsprocessen. Ramverket fungerade som ett stöd för att identifiera respondenter och utveckla mallar för intervjuer, observationer och en Future Workshop i de tidiga faserna av deltagande design för att söka täcka alla relevanta aspekter av samverkan. Det verkade också som att ramverket sparade tid och resurser. Därför argumenteras det för att ramverket kan ge liknande fördelar i liknande fall men för att kunna uttala sig mer säkert om detta krävs ytterligare tester och tillämpningar med flera fallstudier. En standardiserad och utvecklad version av ramverket kan ha potential att tillämpas på andra sammanhang inom den offentliga sektorn, såsom e-förvaltning där nya samverkansformer är i fokus. Ett sådant ramverk kan också bidra till att lösa mer generella problem med deltagande design, såsom brist på formalisering, och därmed bidra till att göra ansatsen mer praktisk och tillämpbar i komplexa systemutvecklingskontexter. I nästa steg kommer ramverket användas som en utgångspunkt och ett stöd för att analysera och utveckla IS stöd för sambruk av resurser och tvärsektoriell samverkan mellan aktörer i projektet. ”Effektivt gemensamt bruk av kommunala resurser för ökad säkerhet och trygghet" (ESKORT) i Norrköpings kommun.

Place, publisher, year, edition, pages
Linköping: Linköping University Electronic Press, 2016. p. 97
Series
FiF-avhandling - Filosofiska fakulteten – Linköpings universitet, ISSN 1401-4637 ; 119
National Category
Information Systems Computer and Information Sciences
Identifiers
urn:nbn:se:liu:diva-129233 (URN)10.3384/lic.diva-129233 (DOI)978-91-7685-728-1 (ISBN)
Presentation
2016-08-31, ACAS, A-huset, Campus Valla, Linköpings universitet, Linköping, 13:15 (English)
Opponent
Supervisors
Note

The series title Linköping Studies in Art and Science, Thesis in the printet version is incorrect. The correct series title is FiF-avhhandlling. The series title is corrected in the electronic version.

Available from: 2016-06-14 Created: 2016-06-14 Last updated: 2018-01-10Bibliographically approved
2. Information Systems Development for Emerging Public Sector Cross-sector Collaborations: The Case of Swedish Emergency Response
Open this publication in new window or tab >>Information Systems Development for Emerging Public Sector Cross-sector Collaborations: The Case of Swedish Emergency Response
2018 (English)Doctoral thesis, comprehensive summary (Other academic)
Alternative title[sv]
Informationssystemutveckling för tvärsektoriella samverkansformer i offentlig sektor : En fallstudie av det svenska räddningssystemet
Abstract [en]

Information systems (IS) seem prevalent in modern societies and have resulted in the rapid digitalisation of different societal sectors. One application domain of IS is emergency response, which is responsible for delivering essential services to save lives and minimise environmental damage in both small , frequent and large-scale emergencies. Specific IS applications are in turn used in emergency response to support such aspects as decision-making, communication, information sharing and the dispatching of resources. Public-sector cut-backs and a lack of professional resources have affected emergency response at the same time as natural disasters (e.g. forest fires, tsunamis, storms, terror attacks, and wars in the Middle East leading to mass migration) have intensified in recent decades. At the same time, frequent, small-scale accidents continue to occur on a regular basis, both in urban and sparsely populated areas. As a result, emergency response actors, first responders, are often placed under severe pressure. An emerging trend in response to these challenges, both in Sweden and internationally, is to create cross-sector forms of collaboration, by combining alternative resources from various sectors. Such collaborations are relatively new and involve heterogeneous stakeholders.

Therefore, the thesis objective is to explore IS-related opportunities, challenges and needs aimed at supporting heterogeneous actors in emerging cross-sector collaborations in emergency response in order to enable and facilitate future related IS development. To achieve this, a user-centred approach was applied. A baseline study was performed followed by three case studies on ‘co-location of actors’, ‘co-operative use of resources’ and ‘semi-professionals as first responders’ by performing interviews, focus groups, participant observation, Future Workshops, an exercise and an after-action review. The thesis is based on case study research and qualitative research methods. Sociotechnical systems theory, the sociotechnical ensemble view, and network governance were used as the analytical framework. As part of achieving the thesis objectives, experiences from applying user participation in the context of cross-sector collaboration are also presented as part of the results. A context-specific framework developed to systematise and explore various important aspects of cross-sector collaboration in emergency response is also described.

The results of this thesis indicate that the needs for IS in cross-sector collaborations vary from simple smartphone applications to manage alarms, positioning and the dispatching of new resources, to more sophisticated tools for sharing and viewing incident data. The results also indicate that these collaborations have the potential (e.g. resource redundancy, pooled competencies to increase total capacity) to improve Swedish emergency response if supported by adequate IS/IT support. The major challenges are organisational, economic and juridical and the most prominent are ambiguities in actors’ tasks and responsibilities, and how to prioritise between ordinary work and ‘new’ first-response tasks. They must be addressed to enable certain IS-functions, e.g. information sharing and positioning of resources The results also highlight several institutional factors (e.g. mutual interest between members, collective problem-solving, secrecy aspects) which are believed to play a key role in the success or failure of the collaborations and which must be adressed in the development of IS-support. The actors also have substantial basic needs for training (e.g. fire extinguishing, first aid) and emergency supplies (e.g. fire extinguishers, healthcare kits).

Applying user participation also faced challenges, the major one being the development of a future cross-sector collaboration in a context that does not yet exist, and involving stakeholders from resource-strained organisations in doing so. The stakeholders, and sometimes also the primary end-users, are partly unknown and tasks are undefined. As a response to these challenges, a combination of activities based on multiple design groups, scenario-based Future Workshops, focus groups, the context-specific framework, a practical exercise and an after-action-review was provided. The framework, which was used to support data collection and user participation, includes 15 dimensions each intended to represent important aspects of cross-sector collaboration.

The thesis major contributions are the identified opportunities, challenges and need as a ’sociotechnical ensemble’ and generated and from several studies, thus being comparable. The thesis more theoretical contributions is the combined application of the sociotechnical ensemble view and network governance where the studied collaboration forms are characterised as a hybrid form of networks and more traditional government mechanisms and where it is pointed out that network governance lacks explicit IS/IT aspects. In a wider perspective, the research fields of IS and political science may cross-fertilise each other when studying emerging cross-sector collaboration in the public sector. Identified user participation challenges relevant to the cross-sector collaboration context, suggestions on how they can be handled and the context-specific framework are contributions that can be used in practical user-centred IS development in similar contexts. 

Abstract [sv]

Informationssystem (IS) används idag i de flesta verksamheter inom respons och räddningsområdet t.ex. för beslutsstöd, kommunikation, informationsutbyte och resurspositionering. Fel i systemen kan bidra till misslyckad samverkan vid räddningsinsatser som i sin tur kan riskera människors liv och orsaka skador på miljö och infrastruktur vid såväl små, frekventa olyckor som storskaliga händelser, kriser och katastrofer. Budgetnedskärningar, brist på professionella resurser, naturkatastrofer (t.ex. skogsbränder, stormar) och terrorattacker är några exempel på utmaningar som har intensifierats under de senaste decennierna. Samtidigt fortsätter frekventa, småskaliga olyckor att inträffa, både i urbana och i glesbygdsområden. Därför är responsaktörerna ofta under hård press. Ett sätt att hantera utmaningarna, både i Sverige och internationellt, är tvärsektoriella samverkansformer som i sin tur involverar ofta heterogena samhällsresurser. Samarbetskontexten är förhållandevis ny och de involverade aktörerna och deras behov delvis okända.

Avhandlingen syftar därför till att utforska IS-relaterade möjligheter, utmaningar och behov för att stödja heterogena aktörer inom nya tvärsektoriella framväxande samverkansformer i svensk respons och räddning. För att utforska detta användes en användarcentrerad ansats. Därför genomfördes en bakgrundsstudie och tre fallstudier på ’samlokalisering av aktörer’, ’sambruk av resurser’ och ’semi-professionella som förstainsatspersoner’ genom att utföra intervjuer, fokusgrupper, deltagande observation, Future Workshops, och en övning med följande After-Action-Review. Avhandlingen bygger därmed på fallstudieforskning och kvalitativa forskningsmetoder. ’Socioteknisk systemteori’, begreppet ’socioteknisk ensemble’ och ’network governance’ teori används som forskningens analytiska ramverk. Som ett led i att uppfylla syftet presenteras dessutom erfarenheter från användarmedverkan i kontexten tvärsektoriell samverkan som ett delresultat samt ett kontext-specifikt ramverk utvecklat för att systematisera och utforska olika viktiga aspekter av tvärsektoriell samverkan i respons- och räddningsverksamhet.

Avhandlingens resultat visar att behoven av IS i tvärsektoriella samverkansformer varierar från enkla smartphoneapplikationer för larmhantering, positionering och utryckning av nya resurser, till mer sofistikerade verktyg för informationsdelning och gemensamma lägesbilder. Resultaten pekar också mot att med rätt IS stöd har samverkansformerna potential (t.ex. i form av resursredundans, gemensam pool för ökad kapacitet) för att förbättra svensk räddningsverksamhet. De stora utmaningarna är organisatoriska, ekonomiska och juridiska. De mest framträdande är otydligheter i aktörernas uppgifter, roll och ansvar, och hur man prioriterar mellan sitt befintliga arbete och "nya" förstainsatser. Utmaningarna måste lösas för att möjliggöra IS-funktioner, till exempel vid informationsdelning och resurspositionering. Resultaten belyser också explicit flera institutionella faktorer (t.ex. gemensamt intresse och mål, kollektiv problemlösning, sekretesshantering) som tros ha en nyckelroll i samverkansformernas realisering och som måste hanteras i utveckling av relaterat IS-stöd. Aktörerna har också grundläggande behov av träning (t.ex. brandsläckning, första hjälpen) och utrusning (t.ex. brandsläckare, sjukvårdskit).

Tillämpningen av användarmedverkan visade också på utmaningar, varav den främsta var att utveckla framtida tvärsektoriell samverkan i ett sammanhang som ännu inte existerar och att involvera intressenter från organisationer med ansträngda resurser för att genomföra detta. Intressenterna, ibland även de primära slutanvändarna, är delvis okända och uppgifterna är odefinierade. Som ett sätt att hantera utmaningarna genomfördes en kombination av aktiviteter som baserades på multipla designgrupper, scenariobaserade Future Workshops, fokusgrupper, ett kontextspecifikt ramverk, en övning och en After-Action-Review samt det kontext-specifika ramverket. Ramverket som användes för att stödja datainsamling och användarmedverkan innehåller 15 dimensioner som är tänkta att representera viktiga aspekter av tvärsektoriella samverkansformer.

Avhandlingens främsta bidrag är de identifierade möjligheterna, utmaningarna och behoven som en ’social ensemble’ och som genererade och jämförbara ur flera studier. Avhandlingens mer teoretiska bidrag är den kombinerade tillämpningen av ’sociotechnical ensemble’ och ’network governance’ där de studerade samverkansformerna lyfts fram som en blandform av nätverk och mer traditionella styrmekanismer och där det påpekas att network governance saknar explicita IS/IT delar. I ett större sammanhang kan forskningsfälten IS och statsvetenskap kan komplettera varandra vid studier av framväxande tvärsektoriell samverkan i offentlig sektor. Relevanta utmaningar vid användarmedverkan i kontexten, förslag på hur de kan hanteras och det kontext-specifika ramverket är bidrag som kan används i praktisk användarcentrerad IS-utveckling i liknande sammanhang.

Place, publisher, year, edition, pages
Linköping: Linköping University Electronic Press, 2018
Series
Linköping Studies in Arts and Sciences, ISSN 0282-9800 ; 750
National Category
Information Systems, Social aspects
Identifiers
urn:nbn:se:liu:diva-151661 (URN)10.3384/diss.diva-151661 (DOI)9789176852316 (ISBN)
Public defence
2018-10-26, ACAS A-huset, Campus Valla, Linköping, 09:00 (English)
Opponent
Supervisors
Available from: 2018-09-28 Created: 2018-09-28 Last updated: 2018-10-05Bibliographically approved

Open Access in DiVA

Emerging communities of collaboration: co-location in emergency response systems in Sweden(791 kB)3 downloads
File information
File name FULLTEXT01.pdfFile size 791 kBChecksum SHA-512
b10c2a2969a5bfe21397bb05cefa4c867a18a030231bf4bfb6f54d1f413c2a8b61793b717492e0eb47ef8c7d08df43942fb7c345195462d251d89ab7c9936482
Type fulltextMimetype application/pdf

Authority records BETA

Yousefi Mojir, KayvanPilemalm, Sofie

Search in DiVA

By author/editor
Yousefi Mojir, KayvanPilemalm, Sofie
By organisation
Information SystemsFaculty of Arts and Sciences
Other Engineering and Technologies not elsewhere specified

Search outside of DiVA

GoogleGoogle Scholar
Total: 3 downloads
The number of downloads is the sum of all downloads of full texts. It may include eg previous versions that are now no longer available

isbn
urn-nbn

Altmetric score

isbn
urn-nbn
Total: 216 hits
CiteExportLink to record
Permanent link

Direct link
Cite
Citation style
  • apa
  • harvard1
  • ieee
  • modern-language-association-8th-edition
  • vancouver
  • oxford
  • Other style
More styles
Language
  • de-DE
  • en-GB
  • en-US
  • fi-FI
  • nn-NO
  • nn-NB
  • sv-SE
  • Other locale
More languages
Output format
  • html
  • text
  • asciidoc
  • rtf