Motala kommun startade år 2013 en långsiktig utveckling av ett systematiskt prioriteringsarbete. Deras vision är att öka möjligheterna att uppfylla politiskt prioriterade mål för kommunen. Under åren 2013–2015 utvecklades verktyg och arbetssätt för prioriteringsbeslut på politisk ledningsnivå, vilket finns beskrivet i en tidigare rapport. Den aktuella rapporten visar deras fortsatta utvecklingsarbete under åren 2016–2018.

Syftet med denna rapport är att beskriva och analysera hur verktyg och processer för systematiskt prioriteringsarbete implementeras och slutligen blir en beslutad rutin i Motala kommuns ledningssystem för alla deras förvaltningsområden.

Författarna har genom aktionsforskning både studerat och gett stöd i utvecklingsarbetet. Data baseras på observationer, dokument, enkäter, samtal och e-post. Det har analyserats både deskriptivt och ur ett förbättrings- och implementeringsperspektiv.

Prioriteringsarbetet i Motala kommun har utvecklats i förbättringscykler och samtidigt som det har implementerats. Det har skett i nära samverkan mellan tjänstemän, verksamhetsansvariga, politiker och med författarna. Genom det har gemensamt lärande och kunskap utvecklats både i organisationen och i forskning.

Implementeringen har bl a innehållit aktiviteter för att skapa gemensam kunskap och medvetenhet om principer och centrala begrepp såsom prioritering, ransonering och effektivisering samt hur dessa kan användas i strukturerade faktaunderlag vid hushållning och fördelning av resurser. Dessa faktaunderlag har varit centrala utgångspunkter för diskussioner och beslut om prioritering och resursfördelning. En viktig informationskälla har varit verksamhetsanalyser utifrån verksamhetsmål och kvalitetsindikatorer i kommunens kvalitetssystem.

Prioriteringsarbetet har medfört att nya arbetssätt har integrerats i kommunensplanerings-, uppföljnings- och budgetarbete. Motala kommun har nu en beslutad och använd rutin för systematisk prioriteringsprocess i sitt ledningssystem. Det ger dem förutsättningar att på goda grunder diskutera och göra medvetna prioriteringar vid fördelning av resurser, i såväl ansträngda som goda tider.

In 2013, Motala Municipality started a long-term development of systematic priority setting. Its vision was to increase the possibility of fulfilling politically prioritised goals for the municipality. During the years 2013-2015, tools and working methods for prioritisation were developed for decisions at the political management level, as has been described in a previous report. The present report describes development work during the years 2016-2018.

The purpose of this report is to describe and analyse how tools and routines for priority setting have been implemented and have become established in the management system at Motala Municipality, in all fields of responsibility.

Through action research, the authors have both studied and provided support in the municipality’s development work. Data have been collected from observation, documents, surveys, dialogues, and e-mails. The information has been analysed both descriptively and from perspectives of improvement and implementation.

The work with priority setting in Motala Municipality has been developed in improvement cycles and has been implemented at the same time. This has been conducted in close collaboration between officials, managers, politicians, and the authors. Through this, joint learning and knowledge have been developed, both in the organisation and in the research field. The implementation has included activities to create common knowledge and awareness of principles and key concepts related to prioritisation, rationing and efficiency, as well as how these can be used in structured factual data in the management and distribution of resources. These facts have been central starting points for discussions and decisions on prioritisation and resource allocation. An important source of information has been analyses of the ongoing work at the units in the municipality, based on the goals and quality indicators of each unit, in the municipality’s quality system.

The prioritisation work has led to new working routines being integrated into the municipality’s planning, follow-up, and budget processes. Motala Municipality now has approved routines that are used for systematic priority setting in its management system. This gives the municipality the conditions required to discuss and set priorities in a conscious manner and on a sound basis when allocating resources, in both difficult and good times.