Den här åtgärdsrapporten beskriver hur problem och behov av organisering, ledning och styrning av digitalisering och IT i Region Dalarna bör adresseras, och utgör ett deluppdrag i den utvärdering av ”Översyn Central förvaltning” som startade hösten 2021.

De förändringar i demografin som regionen står inför har drivit fram digitalisering till ett målområde i regionplanen sedan år 2020. Samhällets digitalisering som sådan, där digitala resurser sammanflätas med invånares sätt att leva sina liv, bidrar också till att digitalisering blivit en strategisk viktig fråga för Region Dalarna. Invånare förväntar sig ökad tillgänglighet och samhällsaktörer förväntar sig att Region Dalarna bidrar till utbyte av data.

I uppdraget ”Översyn Central förvaltning”, som genomfördes våren 2020, identifierades problem relaterade till organisering, ledning och styrning av Region Dalarnas digitalisering, som måste åtgärdas mot bakgrund av digitaliseringens centrala betydelse.

Tillämpningen av Region Dalarnans portföljstyrning för digitalisering identifieras som ett särskilt problemområde. Därför genomförs en fördjupad analys av tillämpningen av portföljstyrningen, som är baserad på de facto standarden pm3, under hösten 2020. Den bekräftar problembilden, men slår också fast att det inte är valet av portföljstyrning som sådan som är problemet, utan att tillämpningen har skapat en parallellstruktur med roller och arbetssätt som inte är integrerade i organisationens ordinarie ledning och styrningen. Dessutom identifieras behovet av en fungerande kontraktstyrning av leverantörer och att portföljstyrningen bör ge ökat utrymme för arkitekturella val.

Mot bakgrund av identifierade brister i organisering, ledning och styrning av digitalisering och IT föreslås i denna åtgärdsrapport att en ny enhet bildas, som tar ansvaret för de digitala resurserna1 på samma sätt som andra stödenheter tar ansvar för sina respektive expertområden. Expertområdet för digitala resurser omfattar arkitekturella val och kontraktstyrning av leverantörer. Målet är att på sikt omfamna alla typer av digitala resurser som automatiserar handling och hanterar data. Det är viktigt att särskilja digitala resurser och digitalisering. Det sistnämnda är en strategisk angelägenhet för hela organisationen och leds och styrs genom en utveckling av portföljstyrning som integreras i den ordinarie chefsstrukturen.

Nuvarande organisering har inte möjlighet att svara upp mot de krav som samhället kräver på utbyte av data eller invånarens förväntan på tillgänglighet. Det här gör att ett annat sätt att hantera komplexiteten måste implementeras. Ett sätt som är framtidsorienterat och som går i takt med införandet av digitala beslutsstöd och automation i görande och i invånarmötet. Syftet i arbetet är att öka förvaltningarnas förmåga att genomföra grunduppdraget. Det steg som nu behöver tas för att möta samhällets, invånarnas och medarbetarnas förväntan är att integrera ledning och styrning i den ordinarie chefsstrukturen med utgångspunkt i Region Dalarnas uppdrag.

Det här är ett långsiktigt och systematiskt utvecklingsarbete med en parallellitet i avveckling av befintliga strukturer, roller och arbetssätt för digitala resurser och digitalisering.