Under de senaste åren har samhället, företag och organisationer i de flesta sektorer och individerpåverkats och tvingats agera för att snabbt mobilisera och hantera den stora oförutsedda krissituationsom uppstått p.g.a. Covid-19 pandemin. Tidigare studier under allvarliga ekonomiska kriser visar attorganisationer har större förutsättningar att lyckas om de kan hantera sin dagliga verksamhet ochsamtidigt anpassa sig till stora förändringar (Wallo, Kock och Nilsson, 2012)1. Verksamheter behöversåledes en förmåga att samverka i det strategiskt arbete och mobilisering, men också att kunnaförebygga risker och realisera beslut, vilket kräver utformning av stöd och arbetssätt på en taktisknivå. Stora förändringar har också stor påverkan på en operativ nivå där förståelse behövs kringarbetsuppgifter från ett individ- och teamperspektiv, hur hela arbetssituationen påverkas och effekterom till exempel nya arbetssätt, ändrade roller och nya risker.

Syfte

Syftet är att lyfta fram olika perspektiv på betydelsen av samverkan inom och mellan strategiska,taktiska och operativa nivåer i organisationer under den inledande fasen av Covid-19 pandemin.

Metod

Resultaten baserar sig huvudsakligen på det pågående forskningsprojektet ”Förnyelseförmåga ochhållbar arbetsmiljö vid snabba svängningar, Spin-off” kompletterat med illustrativa exempel från detavslutade projektet ”Skyddsutrustning vid Covid-19: Metodik för produktion och instruktioner”, bådafinansierade av AFA Försäkring.

Metodik i Spin-off projektet: Data samlades in i en intervjustudie med utvalda respondenter medstrategisk funktion och intermediärer inom offentliga och privata organisationer. Totalt innefattadestudien semi-strukturerade intervjuer med 65 respondenter, samtliga ljudinspelade och transkriberade.Frågorna innefattade bland annat Covid-19-pandemins effekter i organisationer och arbetsplatser medfokus på upp- respektive nedskalning, effekter på verksamheten, arbetsuppgifter, samarbeten,arbetsmiljöarbetet och arbetsmiljön. Med upp- respektive nedskalning avses här arbetsprocesser sompå grund av pandemin har varit absolut nödvändigt att initiera/utveckla alternativt upphöra ellerdrastiskt dra ner på. I studien ingick även frågor kring möjliga långsiktiga effekter ”efter pandemin”,och lärdomar att ta tillvara inför framtiden för att stå bättre rustade i en allt snabbare förändringstakt.

Metodik i Skyddsutrustningsprojektet: Datainsamling gjordes genom produktionsprocesskartläggningoch dokumentation av metoder för tillverkning av skyddsvisir och långärmade skyddsrockar vid ettpar av de tillfälliga produktionsstationer som byggdes upp under pandemins första år. Underlag förriskbedömning och skriftliga rutiner för basal hygien och användning av skyddsutrustning samlades insom data från en kommun och för utveckling av visuella instruktioner. I digitala workshops med tvåhemtjänstenheter (totalt 42 medarbetare) samlades data in om hur och när de lärt sig användaskyddsutrustning och förutsättningar att följa instruktioner i det operativa arbetet.

Resultat

Spin-off-studien visade att organisationer och arbetsplatser påverkades drastiskt av yttre händelser därdet uppstod nya situationer som triggade initiativ till nya former av samverkan för att lösa problem.Studien visade att pandemin ”luckrade upp” tidigare fasta strukturer vilket accelererade innovativasamarbeten över traditionella gränser med potential för förnyelse på lång sikt. Resultat från bådastudierna belyste exempel på samverkan såväl inom som mellan olika nivåer (strategiskt, taktiskt, ochoperativt).

Exempel på samverkan på strategisk nivå var mobilisering och krishantering i många verksamhetergenom tvärfunktionellt och tvärorganisatoriskt samarbete. Nya strategier och arbetssätt utvecklades föraffärsverksamheten, men också för att säkra effektiv kommunikation, information och godaarbetsförhållanden under krisen. Exempel på samverkan på taktisk nivå var sektorsövergripandesamarbete mellan vård- och omsorgssektorn och svensk industri med syfte att säkra personligskyddsutrustning genom tillfällig beredskapsproduktion. Utmaningar var att snabbt ställa ombefintliga produktionsprocesser till nya typer av produkter, skala upp produktionsvolymer och säkrakvaliteten med relativt otränad personal. Samarbetet under produktionsstart av skyddsutrustning varberoende av ett tvärfunktionellt och tvärorganisatoriskt kunskapsutbyte relaterat till råmaterialkrav,standardiserade instruktioner, produktionsprocesser och produktinformation. Exempel på samverkanpå operativ nivå var tvärfunktionella samarbeten över organisationsgränser kring riskanalyser somsamordnats, såsom kombinerade patientssäkerhetsronder och arbetsmiljöronder som medförthelhetsförståelse och samordningsvinster.

Gap i samverkan mellan strategiska, taktiska och operativa nivåer synliggjordes iskyddsutrusningsprojektet där riskbedömning och rutiner för användning av skyddsutrustning iäldreomsorgen som tagits fram på strategisk samverkansnivå saknade anpassning till de faktiskaoperativa förutsättningarna att följa rutiner och instruktioner. Andra utmaningar var relaterade tillpartsgemensamt arbetsmiljöarbete där t.ex. en skyddskommitté utvecklade förslag och beslut omåtgärder (strategisk samverkansnivå) som sedan skulle genomföras i praktiken på arbetsplatser(operativ samverkansnivå). I den höga förändringstakten som pandemin krävde så synliggjordesutvecklingsbehov i Spin-off studien där strukturer ständigt behövde utvecklas och omstruktureras itakt med förändringar, och kontinuerlig samverkan behövdes mellan lokala arbetsplatser ochorganisationens verksamhetsutvecklingsprocesser. En styrka i verksamheter var den samladeuppslutning som uppstod under krisen och förmåga till snabb omställning för samverkan övertraditionella gränser. Främjande faktorer för samverkan både inom och mellan nivåer var uppbyggdasamarbeten och förtroendefulla relationer som fanns innan pandemin. Ytterligare en framgångsfaktorvar förmågan att nyttja digitala lösningar där arbetsuppgifter och samverkan behövde ske på distans.Den digitala tekniken var en central möjliggörare men resultat från Spin-off studien pekar påpotentiella risker för t.ex. segregering mellan yrkesgrupper/nyanställda och utmaningar för ledarskappå distans.

Vid större förändringar eller kriser pekar studierna på att det finns stora utmaningar i att få samverkanatt flöda mellan operativa, strategiska och taktiska nivåer, där fördjupade studier rekommenderas.