The aim of this article is to explore improvisational handling of critical work practices during the COVID-19 pandemic and interpret these practices from a learning perspective. Based on an interview study with representatives of private, public and intermediary organisations, the study identified three different types of improvisational handling as responses to the pandemic crisis involving ‘scaling up’ and ‘scaling down’ critical work practices. By ‘scaling up’ and ‘scaling down’, we refer to practices for which, due to the pandemic, it has been imperative to urgently scale up an existing operational process or develop a new process, and alternatively extensively scale down or cease an existing process. The types of improvisational handling differed depending on the discretion of involved actors in terms of the extent to which the tasks, methods and/or results were given beforehand. These types of improvisational handling resulted in temporary solutions that may become permanent after the pandemic. The framework and model proposed in the article can be used as a tool to analyse and learn from the changes in work practices that have been set in motion during the pandemic. Such learning may improve the ability to cope with future extensive crises and other rapid change situations.

The accelerating pace of change in our society requires organisations to efficiently manage day-to-day operations while simultaneously innovating and developing new concepts for the future, all within an environment of rapidly evolving circumstances. Specifically, organisations must quickly be able to handle the work practices that are critical to organisational development, and this thesis focuses on the handling of these practices.

Critical work practices (CWPs) are here defined as operational management practices that are quickly initiated or adjusted – either scaled up or down – in response to new developmental needs or emerging acute situations. Commonly, there are limitations to CWPs ingrained in previous structures, methods, or knowledge. The thesis aims to explore the handling of CWPs in rapidly changing contexts and how this handling is enabled or constrained by the influencing organisational factors of 'active ownership', 'stakeholder collaboration', and 'developmental learning'.

The empirical foundation of the thesis builds on an interactive research approach. It utilises data from case studies in two rapid change contexts: an industrial startup in the green transformation and organisations’ response during the initial stages of the COVID-19 pandemic.

Results from the studies show that organisations demonstrated agility by mobilising resources and fostering collaboration in novel ways, guided by overarching objectives that transcended local concerns. Identified CWPs were characterised by their innovative nature and various degrees of newness and time constraints, which necessitated new approaches and provided opportunities for adaptive and developmental learning.

Three conclusions can be drawn from the analysis in the thesis: first, disruptive changes trigger entrepreneurship and innovations through enhanced space of action and seamless cross-collaborations. Second, the interaction between intermediaries, managers, and employees fosters a holistic understanding and proactivity. Third, rapid change contexts stress-test organisations, where strengths, constraints, and new opportunities become visualised.

Theoretically, the thesis contributes with a conceptual model highlighting essential factors of organisational conditions and their interconnections. An additional contribution is made in introducing the concept of CWPs and identifying prerequisites for handling different forms of such practices in rapid change contexts.

The practical implications of this research include that different types of CWPs are a source that can be utilised for continuous improvements, supporting organisations’ ability to handle increasing uncertainties. Moreover, the conceptual model provides analytical support of work practices that intend to contribute to transitions related to development areas such as a circular economy, electrification, digitalisation, and resilience.

External stakeholder collaboration is vital for new industrial projects and establishments. The aim of this paper is to contribute to knowledge of how relations and stakeholder collaboration with trade unions can be created during industrial startups, so as to foster sustainable work and competitive advantages. A case study was carried out in the early phases of a major greenfield project aimed at establishing a new industrial domain in a Nordic context. The results show that cooperation between a new firm and trade unions has the potential to proactively address prerequisites for sustainable work in design phases of new factories, but also to strengthen the attention to other dimensions of social sustainability that are crucial for industrial startup´s long term success possibilities. However, specifically in a high—growth firm, there needs to be a systematic approach that incorporates continuous anchoring activities both within and between the stakeholders’ different levels. Serendipity in the findings were cooperation processes related to competence acquisition and societal development needed to meet both an emerging firm´s and future employee´s individual prerequisites and needs. Hence, building a stakeholder chain inspired by the Nordic model in change processes such as startups, enables attention to dimensions of social sustainability needed in work processes in early development phases, which is also beneficial from a competitive and societal perspective.

Under de senaste åren har samhället, företag och organisationer i de flesta sektorer och individerpåverkats och tvingats agera för att snabbt mobilisera och hantera den stora oförutsedda krissituationsom uppstått p.g.a. Covid-19 pandemin. Tidigare studier under allvarliga ekonomiska kriser visar attorganisationer har större förutsättningar att lyckas om de kan hantera sin dagliga verksamhet ochsamtidigt anpassa sig till stora förändringar (Wallo, Kock och Nilsson, 2012)1. Verksamheter behöversåledes en förmåga att samverka i det strategiskt arbete och mobilisering, men också att kunnaförebygga risker och realisera beslut, vilket kräver utformning av stöd och arbetssätt på en taktisknivå. Stora förändringar har också stor påverkan på en operativ nivå där förståelse behövs kringarbetsuppgifter från ett individ- och teamperspektiv, hur hela arbetssituationen påverkas och effekterom till exempel nya arbetssätt, ändrade roller och nya risker.

Syfte

Syftet är att lyfta fram olika perspektiv på betydelsen av samverkan inom och mellan strategiska,taktiska och operativa nivåer i organisationer under den inledande fasen av Covid-19 pandemin.

Metod

Resultaten baserar sig huvudsakligen på det pågående forskningsprojektet ”Förnyelseförmåga ochhållbar arbetsmiljö vid snabba svängningar, Spin-off” kompletterat med illustrativa exempel från detavslutade projektet ”Skyddsutrustning vid Covid-19: Metodik för produktion och instruktioner”, bådafinansierade av AFA Försäkring.

Metodik i Spin-off projektet: Data samlades in i en intervjustudie med utvalda respondenter medstrategisk funktion och intermediärer inom offentliga och privata organisationer. Totalt innefattadestudien semi-strukturerade intervjuer med 65 respondenter, samtliga ljudinspelade och transkriberade.Frågorna innefattade bland annat Covid-19-pandemins effekter i organisationer och arbetsplatser medfokus på upp- respektive nedskalning, effekter på verksamheten, arbetsuppgifter, samarbeten,arbetsmiljöarbetet och arbetsmiljön. Med upp- respektive nedskalning avses här arbetsprocesser sompå grund av pandemin har varit absolut nödvändigt att initiera/utveckla alternativt upphöra ellerdrastiskt dra ner på. I studien ingick även frågor kring möjliga långsiktiga effekter ”efter pandemin”,och lärdomar att ta tillvara inför framtiden för att stå bättre rustade i en allt snabbare förändringstakt.

Metodik i Skyddsutrustningsprojektet: Datainsamling gjordes genom produktionsprocesskartläggningoch dokumentation av metoder för tillverkning av skyddsvisir och långärmade skyddsrockar vid ettpar av de tillfälliga produktionsstationer som byggdes upp under pandemins första år. Underlag förriskbedömning och skriftliga rutiner för basal hygien och användning av skyddsutrustning samlades insom data från en kommun och för utveckling av visuella instruktioner. I digitala workshops med tvåhemtjänstenheter (totalt 42 medarbetare) samlades data in om hur och när de lärt sig användaskyddsutrustning och förutsättningar att följa instruktioner i det operativa arbetet.

Resultat

Spin-off-studien visade att organisationer och arbetsplatser påverkades drastiskt av yttre händelser därdet uppstod nya situationer som triggade initiativ till nya former av samverkan för att lösa problem.Studien visade att pandemin ”luckrade upp” tidigare fasta strukturer vilket accelererade innovativasamarbeten över traditionella gränser med potential för förnyelse på lång sikt. Resultat från bådastudierna belyste exempel på samverkan såväl inom som mellan olika nivåer (strategiskt, taktiskt, ochoperativt).

Exempel på samverkan på strategisk nivå var mobilisering och krishantering i många verksamhetergenom tvärfunktionellt och tvärorganisatoriskt samarbete. Nya strategier och arbetssätt utvecklades föraffärsverksamheten, men också för att säkra effektiv kommunikation, information och godaarbetsförhållanden under krisen. Exempel på samverkan på taktisk nivå var sektorsövergripandesamarbete mellan vård- och omsorgssektorn och svensk industri med syfte att säkra personligskyddsutrustning genom tillfällig beredskapsproduktion. Utmaningar var att snabbt ställa ombefintliga produktionsprocesser till nya typer av produkter, skala upp produktionsvolymer och säkrakvaliteten med relativt otränad personal. Samarbetet under produktionsstart av skyddsutrustning varberoende av ett tvärfunktionellt och tvärorganisatoriskt kunskapsutbyte relaterat till råmaterialkrav,standardiserade instruktioner, produktionsprocesser och produktinformation. Exempel på samverkanpå operativ nivå var tvärfunktionella samarbeten över organisationsgränser kring riskanalyser somsamordnats, såsom kombinerade patientssäkerhetsronder och arbetsmiljöronder som medförthelhetsförståelse och samordningsvinster.

Gap i samverkan mellan strategiska, taktiska och operativa nivåer synliggjordes iskyddsutrusningsprojektet där riskbedömning och rutiner för användning av skyddsutrustning iäldreomsorgen som tagits fram på strategisk samverkansnivå saknade anpassning till de faktiskaoperativa förutsättningarna att följa rutiner och instruktioner. Andra utmaningar var relaterade tillpartsgemensamt arbetsmiljöarbete där t.ex. en skyddskommitté utvecklade förslag och beslut omåtgärder (strategisk samverkansnivå) som sedan skulle genomföras i praktiken på arbetsplatser(operativ samverkansnivå). I den höga förändringstakten som pandemin krävde så synliggjordesutvecklingsbehov i Spin-off studien där strukturer ständigt behövde utvecklas och omstruktureras itakt med förändringar, och kontinuerlig samverkan behövdes mellan lokala arbetsplatser ochorganisationens verksamhetsutvecklingsprocesser. En styrka i verksamheter var den samladeuppslutning som uppstod under krisen och förmåga till snabb omställning för samverkan övertraditionella gränser. Främjande faktorer för samverkan både inom och mellan nivåer var uppbyggdasamarbeten och förtroendefulla relationer som fanns innan pandemin. Ytterligare en framgångsfaktorvar förmågan att nyttja digitala lösningar där arbetsuppgifter och samverkan behövde ske på distans.Den digitala tekniken var en central möjliggörare men resultat från Spin-off studien pekar påpotentiella risker för t.ex. segregering mellan yrkesgrupper/nyanställda och utmaningar för ledarskappå distans.

Vid större förändringar eller kriser pekar studierna på att det finns stora utmaningar i att få samverkanatt flöda mellan operativa, strategiska och taktiska nivåer, där fördjupade studier rekommenderas.

För att svara upp mot utmaningarna inom det organisatoriska och sociala arbetsmiljöområdet och främja ett hållbart arbetsliv har Scania utvecklat dialogverktyget Work Balance. Det är forskningsbaserat och avser ge stöd och struktur åt chefer att föra djupare och regelbunden dialog med medarbetare kring upplevelser av arbetssituationer. Dialogen är strukturerad inom de fyra ämnesområdena Hanterbarhet, Begriplighet, Meningsfullhet och Återhämtning, och avses användas på frivillig basis i grupp eller individuellt. HELIX har i samarbete med Scania genomfört en lärande utvärdering av Work Balance. Syftet med denna utvärdering var att identifiera möjliggörare och hinder för användningen av Work Balance samt att ta fram förbättringsförslag som underlag för Scanias vidareutveckling av dialogverktyget. HELIX-forskare intervjuade 44 medarbetare, första och andra linjens chefer ur produktions- och kontorsmiljö, från sex produktionsenheter i fyra länder. Dessa använde eller hade valt att inte använda dialogverktyget. Resultaten visar en över lag positiv syn på Work Balance, på frivilligheten i användningen, relevansen, anpassningsbarheten, flexibiliteten och det varierade användningssättet. Men vid en produktionsenhet där verktyget inte fungerat som önskat har användningen avbrutits. Implementeringen varierade avseende tydlighet i information och träning i verktyget. Användningsförutsättningarna varierade kraftigt beroende på tidigare erfarenheter, kultur och mognad hos team och chefer att vara öppna och sätta ord på känslor. Användningen varierade även mellan produktionsenheter. Vid regelbunden användning var man mycket nöjd, men andra som inte sett nyttan hade slutat använda Work Balance. I produktion var teamen större, tiden mer begränsad, språk och frågor kändes mer abstrakta och användningen upplevdes svårare än i kontor. Högre chefers efterfrågan av användning tenderade ge en mer uthållig användning. Upplevda effekter var; öppnare klimat, bättre kommunikation, ökat samförstånd och tidigare identifiering av problem. Många trodde på en indirekt positiv koppling mellan Work Balance och nyckeltal. En enklare version av Work Balance efterfrågades, men också bättre hantering av identifierade problem, där mer stöd och utbildning till chefer och team behövs. En väl utvecklad förbättringskultur torde vara en bra grund för en utvecklad dialog där Work Balance kopplas till andra verktyg eller metoder som används i teamets kärnprocesser.

This report presents the findings of a Delphi study coordinated by Linköping University (LiU) in collaboration with RISE Research Institutes of Sweden and the Chalmers University of Technology. The study was carried out in 2022 as part of a Vinnova-funded planning project aimed at establishing an interdisciplinary research environment to prepare an application for a new competence centre focused on building a long-term, sustainable Swedish industry. The Delphi study aimed to identify key challenges related to the ambition to develop a socially sustainable, competitive, and green industry subjected to an accelerating pace of change.

The Delphi study was based on an interactive research approach to facilitate the cocreation of knowledge for the dual purpose of advancing long-term theory development and innovation processes. The consortium and its reference groups consist of industrial companies (such as AstraZeneca, Ericsson IndustryLab, Rimaster, Saab Aeronautics, Scania, Volvo GTO and Volvo Cars), intermediaries and educational actors (such as Skill, IUC Sverige and Linköping Science Park), labour market organisations (including IF Metall, Industriarbetsgivarna, Unionen, and Teknikföretagen), governmental agencies (the Office for Sustainable Working life), and researchers from LiU, Chalmers, and RISE.

There are key industrial targets forming the starting point for the Delphi study that also guide policies and investments in strategic agendas for the industrial stakeholders. For the Swedish industry to be resilient and sustainable, new competence and organisational abilities are required to decrease the dependency on fossil energy in production. Transformation towards electrification, circular economy, and digitalisation are key enablers, and these transitions are ongoing and accelerating at a fast pace. Furthermore, new and constantly emerging targets require organisational resilience, like managing new requirements and targets within energy consumption and supply of competence.

The findings of this report include a total of 14 identified challenges.

1. To organise and create conditions for flexible work for all
2. To successfully manage crises and drastic external events
3. To successfully drive and contribute to the green industrial transformation
4. To facilitate employee-driven innovation and organisational learning
5. To attract, develop and retain employees with the right skills
6. To take advantage of and exploit the opportunities of digitalisation
7. To create inclusive workplaces and utilise diversity
8. To organise competence development
9. To collaborate with external parties to ensure the availability of competence
10. To design for socially sustainable work considering efficiency and good health in a dynamic environment
11. To organise the creation of added value for and together with customers and suppliers
12. To systematically drive continuous improvement work in parallel with long-term development work
13. To develop leadership that creates better opportunities both for a climate-neutral footprint and a competitive industry with good working conditions
14. To transform research- and policy-based knowledge into practice

The 14 challenges were further analysed according to perceived importance and ability and presented in a priority matrix. According to the priority matrix, the 14 challenges were then synthesised into six main research themes: A. Innovative competence supply practice, B. Resilient organisations & production systems, C. Analytics for improvement & learning, D. Socially sustainable work, E. Green transformation practices, and an open and undefined research theme labelled as Future challenges. The research themes are also presented together with six main analytical and theoretical perspectives in a matrix that can be used to intersect and interweave the research themes to guide the research agenda in a potential future research program.

Global labor market shifts have spurred the need for innovations and adaptations in workplace norms. This evolution demands a workforce with technical and soft skills to meet sustainability and industry advancements. The paper aims to elucidate the complex challenges related to the ambition to develop a socially sustainable, competitive, and green industry subjected to an accelerating pace of change. It outlines the findings of a Delphi study conducted in Sweden, which integrated workshops, interviews, and surveys with experts from various sectors to identify 14 key challenges. These challenges were synthesized into five themes: innovative competence supply management practices, resilient organizations and production systems, analytics for improvement and learning, socially sustainable work, and green transformation practices. The study provides a set of propositions within these themes, offering a strategic roadmap for future research to foster the growth of industries that are socially responsible, competitive, and committed to environmental sustainability. A practical implication of the study is the recognition of the larger competence ecosystem of which industrial companies are a part. This community must work together to create the knowledge needed to manage the shift to a green, sustainable, and digital working life.